การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปในการนำเสนอข้อมูลมีหลักการ ดังนี้
1 ความเข้าใจกับงานที่ต้องการนำเสนอ
ก่อนการเลือกระบบสารสนเทศมาใช้ในการนำเสนองานนั้น ต้องเข้าใจถึงลักษณะงานที่ต้องการนำเสนอก่อนว่าเป็นงานลักษณะใด เช่น เป็นข้อความ หรือมีการคำนวณหรือเป็นงานที่เกี่ยวกับการค้น การเก็บรักษาข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ
2 เลือกโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้งาน
เพื่อทราบลักษณะของงานที่ต้องการนำเสนอแล้ว จะเลือกระบบสารสนเทศที่เหมาะสมกับการนำเสนองานนั้น งานบางอย่างอาจใช้ระบบสารสนเทศในการนำเสนอได้หลายอย่าง อาจต้องเลือกว่าจะใช้ระบบใด ผู้ใช้ต้องมีความเข้าใจในความสามารถของระบบนั้น โดยเฉพาะในส่วนของโปรแกรมว่าแต่ละโปรแกรมมีความสามารถใดบ้าง เราอาจจะต้องทำการประเมินว่าโปรแกรมใดมีความเหมาะสมเพียงใด แล้วจึงเรียกโปรแกรมที่เห็นว่า เหมาะสมที่สุด
3 จัดหาเครื่องมือตามความต้องการของโปรแกรม
โปรแกรมแต่ละโปรแกรมมีความสามารถไม่เหมือนกัน ขนาดของโปรแกรมก็ไม่เท่ากัน ทำให้ความต้องการของฮาร์ดแวร์ในการทำงานตามโปรแกรมนั้นแตกต่างกันในคู่มือการใช้งานโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์นั้น จะบอกข้อกำหนดของฮาร์ดแวร์ที่ต้องการสำหรับการใช้งานไว้ว่าจะต้องมีส่วนประกอบอะไรบ้าง จะต้องจัดหาฮาร์ดแวร์ให้ได้ตามข้อกำหนดนั้นให้สามารถใช้งานซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับระบบโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์นั้น ส่วนใหญ่สามารถนำมาใช้กับไมโครคอมพิวเตอร์มาตรฐานที่ขายทั่วไปได้เลย ยกเว้นอุปกรณ์ประเภทเครื่องพิมพ์เลือกตามความต้องการว่าเป็นเครื่องจีนสีขาว/ดำ หรือหลายสี จอภาพจะใช้ขนาดใหญ่กี่นิ้ว หรือฮาร์ดดิสก์ที่อาจต้องดูขนาดความต้องการว่าซอฟต์แวร์ขนาดเท่าใด และฮาร์ดดิสก์จะพอใช้หรือไม่ เพราะในไมโครคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง นั้นเรามักจะบรรจุโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ไว้หลายชนิด และปริมาณแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่เดิมอาจมากจนกระทั่งพื้นที่ที่เหลือไม่เพียงพอต่อการใช้งานโปรแกรมสำเร็จรูปใหม่นั้น
4 การใช้งานโปรแกรม
ในการใช้งานนั้น นอกจากผู้ชายจะต้องทำความเข้าใจการทำงานของฮาร์ดแวร์ว่าใช้งานอย่างไรแล้ว รายละเอียดการใช้งานซอฟต์แวร์ ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้จะต้องทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนการใช้งาน ส่วนใหญ่จะศึกษาจากคู่มือของโปรแกรมสำเร็จรูปนั้นเพื่อความเข้าใจในความสามารถก่อน ปกติแล้วคู่มือการใช้งานมาจากเจ้าของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งมักจะอธิบายถึงความสามารถตามฟังก์ชันที่มีอยู่ แต่มักจะไม่ค่อยมีตัวอย่างการประยุกต์ใช้ผู้ใช้ต้องทดลองเองจึงได้มีผู้ที่มีความรู้ความสามารถในโปรแกรมนั้นๆ ทำคู่มือการใช้งานในลักษณะการประยุกต์ มีตัวอย่างของงานแสดงให้เห็น ทำให้สามารถเรียนรู้ได้อย่างเร็วขึ้นและในปัจจุบันนี้มีการทำคู่มือการใช้งาน ในรูปของสื่อคอมพิวเตอร์ที่เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น ทำเป็นซีดีการใช้งาน เป็นต้น ฉะนั้น ผู้ใช้งานที่ยังไม่มีประสบการณ์จึงควรเรียนรู้จากคู่มือการใช้งาน ทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อน แล้วจึงลงมือปฏิบัติด้วยตนเอง
5 การเตรียมการนำเสนอ
- ศึกษาและรวบรวมข้อมูลเนื้อหาที่จะนำเสนอ
- จัดทำโครงร่างเนื้อหาให้มีความยาวของเรื่องเหมาะแก่ระยะเวลาในการนำเสนอ
- จักลำดับเรื่องให้สอดคล้องเป็นเรื่องเดียวกัน
- เตรียมการนำเสนอจริง ต้องซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ด้วยการจับเวลา
- เตรียมเอกสารประกอบการบรรยาย
