การนำเสนองานด้วย Microsoft PowerPoint

       การประยุกต์ใช้งานด้วยโปรแกรม Microsoft Powerpoint สำหรับฝึกสร้างงานนำเสนอเรียกรุ่นของออฟฟิศตามสะดวกในแบบเรียนเล่มนี้ใช้โปรแกรมนำเสนอ Microsoft Powerpoint รุ่น 2010 ซึ่งมีแม่แบบให้เลือกใช้งานตามลักษณะงานอาชีพเช่นด้านการศึกษาด้านธุรกิจด้านการอบรม ด้านการประชุม ด้านอุตสาหกรรมและแม่แบบอื่นๆอีกหลายแบบรวมทั้งสามารถดาวน์โหลดจาก office.com  ได้อีกด้วย
1.การสร้างงานนำเสนอ
การออกแบบ หรือการจัดเรียงลำดับสไลด์เป็นสิ่งที่มีความสำคัญของการสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ตัวอย่างแนวคิดพื้นฐานด้านการสื่อสารที่สามารถชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการนำเสนอที่มีประสิทธิภาพได้ ดังนี้
1 ในการบรรยายแต่ละครั้ง ผู้ฟังจะฟังเพียง 25-50 %ของเวลาทั้งหมด และโดยทั่วไปผู้ฟังที่เป็นผู้ใหญ่สามารถรับฟังได้เพียง 15 - 20 นาที 2 ความจะระยะสั้น (Short-Term Memory) ของคนสามารถจำได้เพียง 5-7 ประเด็นจากสิ่งที่ได้ฟังทั้งหมด 3 คนเราโดยทั่วไปจะจำได้เพียง 10% ในสิ่งที่ได้ยินและ 50% จากการอ่าน
2.ขั้นตอนการจัดเรียงลำดับสไลด์
การจัดเรียงลำดับสไลด์หลักๆเพื่อให้การนำเสนอเหมาะสมและมีประสิทธิภาพสามารถทำได้ตามขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1 สไลด์แรกแสดงชื่อเรื่องชื่อของผู้นำเสนอและข้อมูลเพื่อการติดต่อผู้นำเสนอ
2 สไลด์ 2 แสดงวัตถุประสงค์ในการนำเสนอครั้งนี้
3 สไลด์ 3 แสดงหัวข้อทั้งหมดในการนำเสนอช่วยให้ผู้ฟังเห็นภาพรวม
4 สไลด์ 4 แสดงส่วนของเนื้อหาเรียงลำดับตามหัวข้อ
5 สไลด์สุดท้ายควรสรุปหรือทบทวนเนื้อหาสำคัญของการนำเสนอ
6 เพิ่มสไลด์สุดท้ายด้วยข้อความง่ายๆเช่น Question หรือถามตอบเพื่อผู้ฟังถามคำถามหรือร่วมอภิปราย
7 ควรใส่หัวข้อเรื่องทุกสไลด์และหมายเลขสไลด์เพื่อช่วยให้ผู้ฟังอ้างอิงได้และป้องกันการสับสน
3.ฝึกทักษะสร้างงานนำเสนอ
ฝึกสร้างสไลด์ด้วยโปรแกรม PowerPoint เป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ทุกคนเคยใช้งานในการเรียนการสอนวิชาคอมพิวเตอร์ หัวข้อนี้ให้เรียนรู้การฝึกสร้างงานนำเสนอตามตัวอย่างเนื้อหาการจัดเรียงลำดับสไลด์ 17 แผ่นเช่นสามารถเปลี่ยนพื้นหลังแม่แบบได้ตามต้องการและการนำเสนอที่ดีไม่จำเป็นต้องใส่เทคนิคยุ่งยากเพราะจะทำให้ผู้ฟังสนใจเทคนิคที่ใส่ในสไลด์มากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ
4.การแทรกหมายเลขภาพนิ่ง
  • บนแท็บ แทรก ให้เลือก หมายเลขสไลด์
แสดงปุ่ม หมายเลขสไลด์ บน Ribbon ใน PowerPoint
  • บนแท็บ สไลด์ ให้เลือกกล่อง หมายเลขสไลด์

แสดงกล่องโต้ตอบ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ใน PowerPoint
  • ถ้าคุณไม่ต้องการให้ตัวเลขปรากฏบนสไลด์ชื่อเรื่อง ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย 

ไม่แสดงบนสไลด์ชื่อเรื่อง
  • เลือก นำไปใช้กับทั้งหมด
5.การเลือกแบบตัวอักษรขนาดและสีของพื้นหลัง
การเลือกแบบตัวอักษร ขนาด และพื้นหลังที่ไม่เหมาะสม ทำให้การมองเห็นไม่ชัดเจนเป็น
อุปสรรคต่อการนำเสนอ ควรเลือกใช้ รูปแบบตัวอักษรที่เป็นมาตรฐานอ่านได้ง่ายและขนาดใหญ่
ต่อการมองเห็นระยะไกล รวมถึงการเลือกสีตัวอักษรกับพื้นหลังที่ตัดกัน เพื่อช่วยให้อ่านข้อความ
ได้ง่ายซึ่งมีหลักการเลือกรูปแบบตัวอักษรขนาดและสีที่เหมาะสมดังนี้
1 เลือกใช้แบบตัวอักษรที่มีหัวเพื่อให้อ่านง่าย
2 ตัวอักษรควรใช้ขนาดใหญ่เพื่อให้มองเห็นชัดเจน font ภาษาไทยใช้ขนาดประมาณ
36 ถึง 54 Point สำหรับเนื้อหาส่วนหัวเรื่องประมาณ 54-60 Point
3 ใช้ตัวหนาหรือตัวขีดเส้นใต้เพื่อเน้นข้อความแทนการใช้ตัวเอียงเพราะอ่านได้ง่ายกว่าหาก
ใส่เงาตัวอักษรควรให้เงาตัวอักษรเข้มกว่าสีพื้น
4 การใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษให้ใช้ตัวแรกใหญ่เท่านั้นเช่นอินเตอร์เน็ต เพราะจะอ่านได้ง่าย
5 การใช้พื้นหลังสีตัดกับตัวอักษรเช่นตัวอักษรสว่างสีพื้นหลังมืด 4 ตัวอักษรทั่วไปนิยมใช้สีฟ้า
น้ำเงินสีดำสีขาวหรือสีเหลืองสีตัดกันที่ไม่เหมาะสมเช่นสีเขียวกับสีแดงเพราะจะทำให้ผู้ชมปวดตาได้
6 ควรใช้พื้นหลังสีเข้มสำหรับห้องไม่เกิน 20 ฟุต 5 ไกลกว่านี้ให้ใช้สีพื้นหลังสว่างแทน
7 พื้นหลังเส้นรูปภาพหรือมีลวดลายหรือมีสีเหมือนกับตัวอักษรทำให้อ่านตัวอักษรยาก
8 ควรใช้แบบตัวอักษรขนาด 4 ตัวอักษรและพื้นหลังแบบเดียวกันตลอดทุกสไลด์
9 การใช้สีมากเกินไปจะทำให้เสียเวลาในการผลิตและการนำเสนอไม่น่าสนใจต่อการอ่าน
10 การใช้ตัวอักษรมากเกินไปใน 1 สไลด์ทําให้ผู้ฟังเสียเวลาในการอ่านและลดความน่าสนใจในการฟังสไลด์ที่ดีควรใส่ข้อความที่เป็นใจความสําคัญสั้นและกระทัดรัดแบบทีละบรรทัด เพื่อผู้ฟังสามารถอ่านใจความสำคัญควบคู่ไปกับการฟังรายละเอียดเพิ่มเติมจากการบรรยายหากมีข้อมูลมากให้แก่เป็น
เอกสารประกอบเพิ่มเติม
11 การใช้เทคนิคภาพเคลื่อนไหวหรือเสียงประกอบมากเกินไปทำให้ผู้ฟังไม่สนใจเนื้อหาที่นำเสนอ
แต่จะสนใจเทคนิคของ Powerpoint ที่นำเสนอแทนหากใส่เทคนิคมากมีผลทำให้การนำเสนอช้า
หรือติดขัดขณะเปลี่ยนสไลด์แต่ละแผ่นเนื่องจากการประมวลผลที่ซับซ้อน
12 สไลด์ที่ดีต้องเปลี่ยนจากข้อความยาวๆเป็นการสรุปใจความสำคัญและการนำเสนอด้วยภาพ
6.การสร้างพื้นหลังด้วยภาพ กรณีต้องการใช้พื้นหลังเป็นรูปภาพคนลดความเข้มหรือเพิ่มความ
สว่างของพื้นหลังหรือใช้กรอบสี่เข้ามาช่วยเพื่อให้การมองเห็นตัวอักษรได้ชัดเจน
7.การสร้างงานนำเสนอด้วยแม่แบบด้านการศึกษาและลักษณะงานอาชีพอื่นๆฝึกปฏิบัติการ
สร้างงานนำเสนอตามลักษณะงานอาชีพด้านการศึกษาด้วยแม่แบบ Powerpoint
8.การบันทึกเปลี่ยนชนิดของไฟล์งานนำเสนอ สามารถเลือกบันทึกไฟล์งานนำเสนอให้เป็น
รูปแบบต่างๆได้ดังนี้
1 กิ๊กแถบแฟ้ม save and send บันทึกและส่ง
2 change File Type เปลี่ยนรูปแบบไฟล์
3 เลือกรูปแบบที่ต้องการบันทึก เช่น (*.pptx) ไฟล์แบบ Powerpoint 2010 (*.ppt)
ไฟล์แบบ Powerpoint 97-2003
4 คลิกปุ่ม save as บันทึกเป็น
9.บันทึกไฟล์งานนำเสนอแบบวีดีโอ สามารถสร้างวีดีโอเหมือนจริงจากงานนำเสนอและนำไป
เผยแพร่โดยใช้ CD เว็บหรืออีเมล์ได้ดังนี้
1 คลิกแท็บแฟ้ม เลือก save and send บันทึกและส่ง
2 เลือก สร้างวีดีโอ 3 ตั้งชื่อไฟล์
4 คลิกปุ่ม save บันทึกไฟล์ที่ได้จะเป็นชนิดจุด wmv เปิดได้กับโปรแกรม windows media player
10.บันทึกชุดรวมงานนำเสนอลงแผ่นซีดี บันทึกงานนำเสนอไปใช้งานบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ
โดยการบันทึกลงในแผ่นซีดีได้
11.การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์และพิมพ์เอกสาร ก่อนพิมพ์งานนำเสนอสามารถขอดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
ได้บนหน้าจอภาพ
12.ข้อแนะนำในการใช้งาน PowerๅPoint การออกแบบและใช้งานนำเสนอมาพบปัญหาและข้อผิดพลาดบ่อยๆในการนำเสนองานซึ่งสามารถปรับปรุงเป็นข้อได้ดังนี้ 1 สิ่งที่ต้องระวังในการนำเสนอ
จึงมักพบว่าฝ่ายไม่สามารถเปิดได้หรือเปิดได้แต่ส่งผลไม่เหมือนเดิมที่ออกแบบไว้สาเหตุเนื่องจากการ
สร้างงานนำเสนอ PowerPoint คนละรุ่นกันหรือใช้รุ่นที่ต่ำกว่ามาแสดงในรุ่นที่ใหม่กว่าทำให้เปิดได้แต่แสดงผลไม่เหมือนที่ออกแบบไว้
Onanong